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謝恩会に必要な案内状の知識 Knowledge of information necessary for thanksgiving謝恩会

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謝恩会に必要な案内状の知識

謝恩会に必要な案内状の知識

卒業パーティーや謝恩会の準備をすすめるにあたり、案内状を作成するのも幹事の大切な役割です。
しかしどんな内容でどのような書き方をすれば良いのか、特に謝恩会の幹事を初めてする人の場合わからないことも多いのではないでしょうか?
ここでは謝恩会の案内状の書き方についてご案内します。これを読んですべての参加者が気持ち良く受け取れるような案内状を送りましょう。

謝恩会の案内状を送る時期

幼稚園や学校の体育館で、園児や児童が歌やおゆうぎを披露するスタイルの謝恩会であれば、ほとんどの先生が出席するでしょう。この場合は日時がはっきりすれば、参加人数の把握は難しくないはず。
しかし、先生方やPTAの役員たちをねぎらう会や学生と父兄が先生をねぎらうための謝恩会、大学の卒業生がお世話になった教授を招いて行うパーティーなど、レストランやホテルなどを会場にしたスタイルならば、早めに出欠人数を確認する必要があります。特に大規模な謝恩会の場合は、遅くてもひと月前までには全員からの返事がもらえるように準備しましょう。例えば卒業式が3月中旬なら1月の初旬から、2月下旬の卒業式なら前年の12月中には案内状を作成して発送します。
年末から卒業シーズンにかけては誰もが多忙。特に首都圏ではこの時期になると人気のホテルなどは確保が難しくなります。早めに日程を決めて案内状を作成するように心掛けましょう。

案内状の基本

案内状の基本

謝恩会日時や場所が決まったら、案内状を作成します。作成にあたり、基本的なポイントを押さえておきましょう。

●ビジネス文書を参考に
父兄宛てでも先生宛てでも、送る相手が誰であれ、基本的なビジネス文書を元に構成すると良いでしょう。最初に「拝啓」、最後に「敬具」という決まり文句はありますが、ビジネスシーンで使われる文書を季節に合わせた表現に変えたり、日頃お世話になっているお礼やねぎらいの言葉を加えたりしてカスタマイズしてください。

●礼儀正しさを心がける
案内状とはいえ、そもそも相手に出席をお願いするために出すものです。礼儀正しい文章を心がけましょう。
とはいえ会の目的や参加をお誘いする言葉などは多少カジュアルでも大丈夫。相手が出席したくなるような親しみのこもった表現は、マナー違反にはなりません。

●開催日時・場所は別表記
案内状における厳密なルールではありませんが、「謝恩会開催のお知らせ」や「来賓への出席のお願い」といった招待文と、開催日時や場所の記載は同封別紙で案内するのがベター。同じ書面の中で案内する場合は、分かり易く分けて記載します。
可能であれば会場の地図も載せておくと親切です。

●先生からも会費を徴収するなら「卒業を祝う会」
先生たちからも会費を徴収する場合は、謝恩会ではなく「卒業を祝う会」や「卒業祝賀会」とします。
謝恩会は恩師に感謝を伝えるための会。そこに招待しておきながら会費をとるのは失礼にあたります。
先生の服務規定にも関わるためあえて謝恩会ではなく、全員が会費制で出席できる「卒業を祝う会」にするというケースも珍しくありません。

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